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行政書士かわせ事務所内容証明の書式
まず、内容証明を出す際には、郵便局から発送する紙ベースの内容証明と、パソコンで作成から発送まで出来る電子内容証明のいずれかを選択します。
紙ベースの内容証明では、謄本について字数・行数の制限があります。縦書きは１行20字以内・１枚26行以内、横書きは１行20字以内・１枚26行以内のほか、１行13字以内・１枚40行以内、１行26字以内・１枚20行以内のいずれかで作成します。複数ページになる場合は、契印を押して繋ぐ必要があり、枚数に応じて料金も加算されます。
一方の電子内容証明は最大で５枚までとされており、１枚あたりの文字数に上限はありません。日本郵便では、WORDの標準的な設定の場合、１枚あたり1,584文字を目安としていますので、こちらの方が作成しやすいと思います。
電子内容証明ならWORD形式で作成できますので、WORDを使える方はこちらを推奨します。当事務所で内容証明を受任する場合、特別な理由がない限り、電子内容証明にて承ります
内容証明の文面記載例
記載例（タイトル）
実際に記載する場合の基本です。タイトルは厳密に定められているわけではありません。むしろタイトルよりも内容を重視します。
とくにこだわりが無ければ「通知書」でよいと思います。当事務所が作成する場合でもほとんどが「通知書」のタイトルで作成しています。攻撃的なタイトルは避けましょう。
記載例（宛名等）
ご自身は「通知人」が基本です。相手方が法人の場合は「貴社」とします。相手方が個人の場合は「貴殿」や「相手方」などとし、文書全体で呼称を統一します。
内容証明のタイトルを「通知書」や「ご通知」にした場合は「被通知人」でOKです。（ご自身は通知人となります） 呼称自体に法的な決まりがあるわけではありませんので、相手方や通知内容に応じてわかりやすい表現を使用します。
ビジネスマナーとは少々異なる部分がありますので、日頃から取引先等とメールのやり取りをしている方は勝手が違うと感じることもあるでしょう。
記載例（冒頭）
通常の手紙や連絡であれば、時候の挨拶から始めますが、内容証明はこちらの意思表示を端的に記載しなければならないので、挨拶は省略します。
こちらの意思表示だけを本文に書けばよいことになります。何度か内容証明を作成すれば、時候の挨拶が面倒に感じると思います。
記載例（内容）
ご自身の意思表示を記載します。発生している事実を記載して、こちらの要求（請求）を記載します。相手方が法令に違反しているときや、法令で定められている権利に基づいて意思表示をする場合は根拠となる法令を記載するとよいでしょう。
クーリングオフ等のように品名や製品名などがあれば記載し、必ず数量も記載しましょう。購入代金も必須です。内容証明が到達したらすぐに返金等の対応をするよう記載します。返金については口座振込による方法になりますので、振込先口座情報も末尾に記載しておきます。
記載例（最後の宛名部分）
最後は、作成した日付け、通知人の住所と氏名、被通知人（相手方）の住所と氏名を記載します。被通知人が法人の場合は法人名や所在地を正確に記載し、必要に応じて代表者氏名も記載します。
なお、紙ベースの内容証明の場合は、差出人及び受取人の住所氏名を記載した封筒を用意します。謄本にも差出人及び受取人の住所氏名を記載しますが、内容文書に記載されたものと同一である場合は、原則として省略することができます。
貸金返還請求内容証明の記載例
「当方は、貴殿に対し、弁済期を令和●年●月●日と定めて、令和●年●月●日に金●●万円を貸渡しました。」 「貴殿は弁済期には必ず返済するとおっしゃっていましたが、弁済期を徒過した現在もご返済いただいておりません。」
「つきましては貸金全額の返済を要求しますので本通知書到達後●日以内に後記銀行口座宛にお振込みください。」 「期限内にお振込みが確認できないときは、法的手段を検討せざるを得ませんので、あらかじめご承知おきください。」 といった内容になると思われます。
いつ、いくら貸したお金をいつまでに返してもらうはずだったのかを日付とともに記載します。弁済期を定めている場合、借主はその期限が到来した時から原則として履行遅滞となります。 なお、貸す際に金銭消費貸借契約書を取り交わして貸金している場合には文面は変わってきます。
本来は金銭消費貸借契約書を作成していることが望ましいです。内容証明は貸金返還を請求したことを証明するために有用ですが、内容証明を送付しただけで実際に金銭を貸した事実まで証明されるわけではありませんので、契約書や振込記録など貸付けを裏付ける資料を保存しておくことが重要です。
また、貸金返還請求の催告には消滅時効の完成を６か月間猶予する効力があります。ただし、催告だけで時効が更新されるわけではなく、この期間内に必要に応じて裁判上の請求などを行う必要があります。 なお、内容証明の受取拒否については別記事をご覧ください。
郵便法
第四十七条（配達証明）
配達証明の取扱いにおいては、会社において、当該郵便物を配達し、又は交付した事実を証明する。第四十八条（内容証明）
内容証明の取扱いにおいては、会社において、当該郵便物の内容である文書の内容を証明する。
② 前項の取扱いにおいては、郵便認証司による第五十八条第一号の認証を受けるものとする。引用元: e-Gov 法令検索
今回の記事はここまでです。
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