原本の代わりにコピーを提出できる？ - 滋賀県の行政書士かわせ事務所ブログ

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原本とコピーは何が違う？

契約書や証明書などの書類には、原本とコピーがあります。普段はあまり意識しませんが、行政機関への申請などでは、この違いが重要になります。

原本とは、正式に作成された書類そのものをいいます。一方、コピーとは、原本をコピー機やプリンターなどで複製したものです。

官公署への申請では、一般にコピーのことを「写し」と呼びます。例えば、申請書類の一覧などに「定款の写し」と記載されていれば、定款をコピーしたものを意味します。

原本と写しに記載された内容が同じでも、書類としての取扱いまで同じになるわけではありません。

官公署への許認可申請では、提出書類について「原本」または「写し」と指定されていることがあります。

写しの提出が認められている場合は、原本をコピーしたものを提出できます。しかし、原本の提出が指定されている場合は、写しでは足りません。

例えば、次のような書類です。

これらの書類について、原本と写しのどちらが必要なのかは、申請する手続きによって異なります。

少し紛らわしいのが、市区町村が発行する「住民票の写し」という書類です。

「住民票の写し」は、役所が証明書として発行する書類の正式名称です。役所が住民票を保管・管理しており、それを請求した部分のみ抜き出して交付するので「住民票の写し」という書類名なのです。

例えば、申請書類に「住民票の写し（原本）」と指定されていれば、役所から交付された証明書そのものを提出します。

軽自動車の名義変更の必要書類に「住民票の写し（コピー可）」と書いてあったらわかりやすいですが、「住民票の写しのコピーでもいい」という意味になります。

原本証明とは、写しについて、その内容が原本と相違ないことを証明するものです。例えば、定款や契約書などの写しに、原本と相違ない旨を記載し、証明者の氏名などを付記します。

原本証明の際によく使われる文言は、「この写しは原本と相違ありません。」と書いて、証明する日付、氏名などを記載します。法人の場合は、法人名や代表者の役職・氏名を記載することもあります。

ただし、原本証明の方法は全国一律ではありません。提出先によって、記載事項や押印の要否などが異なります。

原本証明は、必ずしも公証人や行政書士などの専門家が行うものではありません。申請者本人や法人の代表者などが、原本と写しを確認して証明する方法が広く用いられています。

また、原本証明は、その写しが原本と相違ないことを証明するものであり、記載内容が真実であることまで保証するものではありません。

原本還付とは、申請の際に提出した書類の原本を、確認後に返却してもらう手続きのことです。

例えば、原本の提出が必要な手続きでも、写しを添付して、これに原本証明をしておくことで、原本は確認後に返却してもらえる場合があります。

同じ書類をほかの手続きでも使用したい場合や、大切な書類を手元に残したい場合に利用されます。原本還付が認められるかは事前に提出先に確認しておくと円滑です。

原本と写しは、記載されている内容が同じでも、法律上や手続き上の取扱いが異なります。また、写しに原本証明が必要な場合や、原本還付を受けられる場合もあります。

特に許認可申請では、同じ定款や証明書でも、申請の種類によって提出方法が異なるため注意が必要です。

書類を準備する際には、原本が必要なのか、写しでよいのか、原本証明が必要なのかを確認することが大切です。

今回の記事はここまでです。

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