内容証明の書き方–滋賀県の行政書士ブログ

内容証明の書式

まず、内容証明を出す際には、郵便局から発送する紙ベースの内容証明と、パソコンで作成から発送まで出来る電子内容証明のいずれかを選択します。

紙ベースの内容証明は１枚あたり26行以内で１行あたり20文字以内というルールがあります。タテ、ヨコは不問ですが内容証明の専用紙は縦書きで販売されています。複数ページになる場合は、契印を押して繋ぐ必要があり、細かいですが料金も割増しになります。

一方の電子内容証明は、最大で５枚までとされていますが、１枚あたりは1,584文字までOKなのでこちらの方が作成しやすいと思います。電子内容証明ならWORD形式で作成できますので、WORDを使える方はこちらを推奨します。

文面の記載例

記載例（タイトル）

実際に記載する場合の基本です。タイトルは厳密に定められているわけではありません。むしろタイトルよりも内容を重視します。

とくにこだわりが無ければ「通知書」でよいと思います。当事務所が作成する場合でもほとんどが「通知書」のタイトルで作成しています。攻撃的なタイトルは避けましょう。

記載例（宛名等）

ご自身は「通知人」が基本です。相手方が法人の場合は「貴社」とします。相手方が個人の場合、男性は「貴殿」とし、女性は「貴女」とするのが一般的です。内容証明のタイトルを「通知書」や「ご通知」にした場合は「被通知人」でOKです。（ご自身は通知人となります）

不貞行為の慰謝料請求などの場合は、相手方が女性でもあえて「貴殿」とすることもあります。ビジネスマナーとは少々異なる部分がありますので、日頃から取引先等とメールのやり取りをしている方は勝手が違うと感じることもあるでしょう。

記載例（冒頭）

通常の手紙や連絡であれば、時候の挨拶から始めますが、内容証明はこちらの意思表示を端的に記載しなければならないので、挨拶は省略します。

こちらの意思表示だけを本文に書けばよいことになります。何度か内容証明を作成すれば、時候の挨拶が面倒に感じると思います。

記載例（内容）

ご自身の意思表示を記載します。発生している事実を記載して、こちらの要求（請求）を記載します。相手方が法令に違反しているときや、法令で定められている権利に基づいて意思表示をする場合は根拠となる法令を記載するとよいでしょう。

クーリングオフ等のように品名や製品名などがあれば記載し、必ず数量も記載しましょう。購入代金も必須です。内容証明が到達したらすぐに返金等の対応をするよう記載します。返金については口座振込による方法になりますので、振込先口座情報も末尾に記載しておきます。

記載例（最後の宛名部分）

最後は、作成した日付け、通知人の住所と氏名、被通知人（相手方）の住所と氏名を記載します。被通知人が法人の場合は法人名と併せて代表者氏名も記載します。

なお、紙ベースの内容証明の場合は作成した用紙を封筒に入れなければならず、この封筒にも通知人と被通知人の住所と氏名を記載することになります。用紙に記載した住所と氏名は封筒に記載するときも全く同じにする必要がありますのでご注意願います。

貸金返還請求の記載例

「当方は、貴殿に対し、弁済期を令和●年●月●日と定めて、令和●年●月●日に金●●万円を貸渡しました。」

「貴殿は弁済期には必ず返済するとおっしゃっていましたが、弁済期を徒過した現在もご返済いただいておりません。」

「つきましては貸金全額の返済を要求しますので本通知書到達後●日以内に後記銀行口座宛にお振込みください。」

「期限内にお振込みが確認できないときは、法定手段を検討せざるを得ませんので、あらかじめご承知おきください。」

といった内容になると思われます。いつ、いくら貸したお金をいつまでに返してもらうはずだったのかを日付とともに記載します。

なお、貸す際に金銭消費貸借契約書を取り交わして貸金している場合には文面は変わってきます。本来は金銭消費貸借契約書を作成していることが望ましいです。内容証明を送付しても「借りていない、ウソつくな」と言われたときに貸したことを証明できるからです。

なお、内容証明の受取拒否については別記事をご覧ください。

今回の記事はここまでです。

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