内容証明とは

内容証明とは、手紙の一種です。しかし、ただの手紙ではなく「いつ」「誰が誰に」「どんな内容の手紙を送って」、「いつ受け取ったか」を日本郵便が証明してくれる手紙です。封筒に手紙を封入して郵便ポストに入れる通常の手紙とは全く異なる利用方法ですので、初めての場合は混乱することになるでしょう。

内容証明は証拠能力が高い

言った言わない、そんなもの知らない、受け取ってないなどと言わせないための手紙と言ってもいいでしょう。非常に証拠能力が高いものです。よって、誰かに何かを請求したり法的な通知を送付するときに利用することがほとんどです。

内容証明は、利用したことがない方が多数だと思われます。したがって、勘違いも多いのが現実です。内容証明に資料を添付して送付できると考える方は少なくありませんし、後述するように法的効力があると考える方も同様です。

内容証明の効力

内容証明自体には法的な効力はありません「何月何日までに10万円支払え」といった内容の内容証明を相手方に送っても、それによって相手方が支払う義務が発生するということではありません。内容証明は「送付した事実」を証明するものです。

支払い義務を発生させるためには裁判所手続きが必要です。事実を確認し、支払い義務があることが確定すれば法的効力が発生して支払わせることができます。内容証明は裁判所手続き上で「請求した」という証拠として利用することが一般的です。

内容証明を出す場合の注意点

内容証明は、心理的な圧迫を相手方に与えて履行を促す効果もあります。ただし、強く言い過ぎた内容では、相手方の神経をさかなでることにもなってしまいます。場合によっては脅迫(民事の強迫も含む)・恐喝だと逆に問われることにもなりかねません。内容証明は一度送付すると撤回できませんので、内容証明を作成する人が法的知識が乏しい場合は逆に相手方が有利な証拠になってしまうことも十分に考えられるのです。訴訟などの裁判所手続きを考えている方は内容証明の作成を専門家に依頼することを推奨します。

また、口頭などで催促をまったくせずに、しかも初見の方ではなく知っている取引先などの人に対して、いきなり内容証明を送ってしまうと、今までの関係がすべて終わるという場合もあるでしょう。

何度か電話やメールで請求等をしたが、無反応な場合に改めて内容証明を出すほうが間違いありません。また、請求した日時と相手方、内容はきちんと記録ないし保管をしておいた方がいいです。

内容証明の文字数制限

内容証明の作成に使用する紙は、特に指定はございません。当事務所で内容証明を作成する場合は、内容証明専用の様式を使用します。これは「赤紙」ともいわれるもので、wordで作成します。文具店などでは紙ベースでこの用紙を販売しているところもありますので、これを購入して使用することができます。この用紙は受け取った人へ心理的圧迫の効果があります。この効果を発揮してもよい状況とダメな状況がありますので細心の注意を払っていただければと思います。

用紙の指定はありませんが、文字数に制限があります。内容証明は、内容も証明してもらうものなので定型であることが必要なのでしょうか。文字数制限は、1枚あたり26行以内となっています。また、1行あたり20文字以内という制限もございます。縦書き、横書きいずれでも構いません。括弧や句読点も1文字にカウントするところが注意点です。

内容証明の差出方法

先述した通り、内容証明は、送るタイミングと内容が大切です。そしてもう一つ、内容証明には2種類の方法があるので、どちらを利用するかです。まずは通常の内容証明、紙ベースで作成して郵便局(内容証明を取り扱う本局クラス)へ持ち込んで発送してもらう方法です。内容証明は文字数制限もあり、書きやすくするなら内容証明専用用紙(通称、赤紙)を使用することをおすすめします。

もうひとつは、電子内容証明です。e内容証明ともいわれるこの方法は、WORDに入力をしてWEB上で発送手続きまで可能な画期的な方法です。WORDなので文字数制限もほぼ無いに等しく、自宅にいながらにして発送までできるのでおすすめです。郵便局の窓口で長時間待たされることを思えば(彦根郵便局は異次元の速さです)、かなり有用だと思います。

文字制限は気にしない電子内容証明

内容証明には、ネットから作成・発送できる電子内容証明というものもあります。これはe内容証明という名称で日本郵政が受付しています。電子内容証明ならwordのテンプレートを使用できるので文字数制限は大幅に緩和されています。

枚数は5枚までと制限されていますが、内容証明の性質上、1枚で十分なことがほとんどだと思われます。紙ベースだと慣れない縦書き(昔の読書感想文をイメージしてください)ですがwordなので横書きでスラスラ入力できることでしょう。実務上も電子内容証明の利用が多いです。内容証明は主張・通知する内容と、それをしたことを証明できることがキモですので専用用紙でなくともword印刷文書で目的は果たせるものと考えます。

クーリング・オフには内容証明

訪問販売などで購入した物のキャンセルをする際、クーリング・オフには内容証明を利用することが一般的です。クーリング・オフは書面(もしくは電子メール等)でしなければなりませんが、手紙やハガキの場合は「受け取っていない」「見ていない」と言われてしまうとそれまでです。相手方(販売者)にクーリング・オフの意思表示をしたことを証明するためには内容証明が最適です。

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